Controle de parcelas de lotes: como sair da planilha solta

Quase toda loteadora começa com uma planilha. Funciona até o dia em que são dezenas de contratos, vários empreendimentos e mais de uma pessoa mexendo. Este guia mostra o que controlar e quando vale trocar a planilha por um sistema.

O mínimo que todo contrato de lote precisa registrar

• Lote (empreendimento, quadra e número) e comprador, com CPF ou CNPJ e contatos.
• Valor total, entrada, número de parcelas e data do primeiro vencimento.
• Encargos de atraso combinados (multa e juros) e a regra de correção, se houver.
• Corretor e percentual de comissão, quando existirem.
• Documentos do comprador e o contrato assinado, guardados junto do cadastro.

Os erros mais comuns em planilha

• Parcela que muda de valor por uma fórmula quebrada, sem que ninguém perceba.
• Duas versões do arquivo e baixa lançada em uma só.
• Lote vendido na planilha e ainda disponível na planta do corretor.
• Atraso que só aparece quando alguém filtra a coluna certa.
• Comissão calculada de cabeça, sem histórico do que já foi pago.

Como acompanhar atrasos

O essencial é uma lista diária de parcelas vencidas, ordenada pelo tempo de atraso, com telefone e e-mail do comprador à mão. Quem cobra cedo, quando o atraso é de poucos dias, costuma resolver mais rápido do que quem espera acumular.

Registre cada baixa com data, valor e forma de pagamento. Isso protege a loteadora e o comprador em qualquer discussão futura.

Quando trocar a planilha por um sistema

Sinais claros: mais de uma pessoa lançando pagamentos, mais de um empreendimento, corretores pedindo extrato de comissão ou o financeiro gastando a semana para fechar a cobrança. Um sistema para loteadora gera as parcelas do contrato, calcula o atraso pela data e mantém o lote, o contrato e a cobrança no mesmo lugar.

Antes de trocar, confirme que dá para importar o que já existe. No AGRO Gestão, a planilha modelo traz empreendimentos, lotes, clientes e contratos, e os contratos antigos entram com as parcelas pagas já baixadas.

Aviso

Este texto é informativo e não substitui orientação jurídica ou contábil. Revise o seu contrato com um advogado.

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